Teams Governance durch my-IAM stärken
Jedes Unternehmen muss sich an Gesetze und Regeln halten. Ohne sie funktioniert nichts. Auch bei der Einführung von Microsoft Teams sind Vorgaben empfehlenswert, um innerhalb des rechtlichen Ordnungsrahmens des Unternehmens zu bleiben.
Teams Governance ist in diesem Zusammenhang ein wichtiges Thema. Es legt nahe, Microsoft Teams nicht als eine einzelne, separate Anwendung zu betrachten. Vielmehr ist Teams ein Teil eines viel größeren Ganzen, in welches es sich einfügen muss, um richtig zu funktionieren.
Schnelle Best-Practice-Tipps für Teams Governance
Wer eine schnelle Lösung für bessere Teams Governance sucht, sollte folgende Dinge im Auge behalten:
- Konzept lohnt sich: Vor dem Start mit Microsoft Teams lohnt es sich, genau zu überlegen, wofür und wie Teams verwendet werden soll.
Auch wer schon mittendrin steckt, kann einen Schritt zurückgehen, die Teams-Strategie überdenken und gegebenenfalls einen anderen Weg einschlagen. Es ist nie zu spät. - Rollenbasierte Teams-Administration: Ein Rollenkonzept definiert genau, wer was und in welchem Umfang tun darf.
- Sichere Erstellung neuer Teams: Lösungen, wie my-IAM TeamSpace, bieten Zusatzfunktionen, die für Ordnung in Teams sorgen. Dank variabler Vorlagen mit Sicherheitsreglern, die Berechtigungen im Hintergrund setzen, ist eine kontrollierte, sichere Erstellung neuer Teams möglich – durch alle Mitarbeiter.
- Delegation der Verwaltungsaufgaben: Die IT sollte nicht alles tun. Stattdessen kann die Verwaltung vordefinierter Standard-Teams an Mitarbeiter übergeben werden.
- Monitoring und Kontrolle: Um alle Aktionen in Teams nachzuvollziehen, ist ein Logging aller Änderungen empfehlenswert. Genehmigungsworkflows sorgen mit Prüfinstanzen für zusätzliche Sicherheit.
Teams Governance als Teilbereich der IT Governance
Was bedeutet Governance im Unternehmen
Die Bezeichnung „Governance“ ist ein im Unternehmensjargon viel benutzter und trotzdem sehr weitläufiger und unterschiedlich ausgelegter Begriff. Aus dem Lateinischen kommend und sich von „gubernare“ = „steuern“ ableitend, bezeichnet der Begriff von oben betrachtet das Steuern und Regieren. Jedoch versteckt sich dahinter weitaus mehr.
Auf der Unternehmensebene geht es bei Governance um die rechtliche Ordnung, Koordination und Verflechtung der vielen verschiedenen Ebenen in einem Unternehmen. Governance bietet einen rechtlichen Ordnungsrahmen, nach dem sich die Leitung und Überwachung eines Unternehmens richtet.
my-IAM, die Cloud Identity Management Plattform der FirstAttribute AG, spezialisiert sich wiederum auf Lösungen rund um die Microsoft Teams Governance (kurz: Teams Governance), einen Teilbereich innerhalb der IT-Governance, der immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Wichtigkeit eines rechtlichen Rahmens bei der Nutzung von Teams
Viele Unternehmen stellen nach der Einführung von Microsoft Teams fest, wie viele Hürden es im Alltag mit dem Kollaborations-Tool gibt. Auf der einen Seite ist es einfach und direkt, sich über Teams auszutauschen, Teams anzulegen, Dateien hin- und herzuschicken, per Videocalls aus dem Homeoffice zu telefonieren, an Meetings teilzunehmen. Die Vorteile für den normalen Anwender sind gewaltig und motivieren dazu, sich rege auszutauschen.
Auf der anderen Seite gerät die Nutzung von Microsoft Teams schnell außer Kontrolle, erzeugt redundante Daten, mannigfaltige Dateiablagen, unerlaubte Zugriffe und Unübersichtlichkeit. Es birgt viele Sicherheitsrisiken, wenn nicht eindeutige Regeln einen Ordnungsrahmen geben.
Deshalb ist die Teams Governance ein bedeutendes Thema für alle Unternehmen, die Teams einführen wollen oder es schon getan haben. Wichtig ist es, einen regulatorischen Rahmen für die Nutzung von Teams vorzugeben, der sich eng mit der IT-Strategie verzahnt. Teams sollte so sinnvoll eingesetzt werden, dass damit die Ziele der IT – und im weiteren Sinne des Unternehmens – optimal erreicht werden.
Strategische Übereinstimmung der Ziele
Natürlich sollte der Einsatz von Teams in die Gesamtstrategie eines Unternehmens passen und keine Sicherheitsrisiken verursachen. Der kluge Einsatz von Teams bringt viele Vorteile – für alle Mitarbeiter, wenn sie es denn nutzen dürfen.
Viele Unternehmen entscheiden, nach Abwägung aller Risiken, Teams komplett in den Händen der IT zu belassen. Damit widersprechen sie jedoch der eigentlichen Idee und Existenz von Microsoft Teams als unternehmensweiter Kollaborationsplattform.
Mit my-IAM TeamSpace ist es möglich, Teams in die Hände der Mitarbeiter zu geben, ohne dass strategische Ziele gefährdet werden. Über my-IAM TeamSpace können Mitarbeiter selbst Teams anlegen und verwalten, und die vielen Vorteile der Anwendung im Arbeitsalltag nutzen.
Gleichzeitig übernimmt my-IAM TeamSpace wichtige Sicherheitsfunktionen. Die Erstellung neuer Teams ist nur über geprüfte Vorlagen mit granularen Sicherheitsstufen möglich.
Eine sehr genaue rollenbasierte Teams-Administration via my-IAM TeamSpace sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die Rechte hat, die er benötigt, um mit Teams bestmöglich zu arbeiten. So bringt der Einsatz der Anwendung am Ende maximale Erfolge und reiht sich problemlos in die IT-Sicherheitsstrategie ein.
Zusammengefasst, wenn Sie die Teams Governance im Auge behalten, dann minimieren Sie die Risiken und erreichen den optimalen Einsatz von Teams.
Monitoring und Kontrolle zur Stärkung der Teams Governance
Es ist wichtig, dass Unternehmen vor der Einführung von Microsoft Teams vorausdenken: Soll die Anwendung nur für Chats und Meetings genutzt werden oder auch für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Daten? Wenn interne Dokumente über Teams ausgetauscht werden, besteht ein erhöhter Bedarf, dass diese Daten nur in die davor vorgesehenen Hände gelangen.
Mit my-IAM TeamSpace sind alle Aktivitäten rund um Microsoft Teams abgesichert und nachvollziehbar. Das Logging umfasst alle Änderungen (Anlage, Bearbeiten, Löschen), die in Teams vorgenommen werden. So ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wer was gemacht hat.
Auch Genehmigungs-Workflows helfen dabei, die Kontrolle über die Nutzung von Teams zu stärken. Erstellt ein Mitarbeiter beispielsweise ein neues Team über my-IAM TeamSpace, kann der Abteilungsleiter und/oder eine weitere Person diesem Vorgang zustimmen bzw. ihn ablehnen.
Solche Prüfinstanzen bringen den Fokus zurück auf die Sinnhaftigkeit neuer Teams und kontrollieren die Ausführung verschiedener Aktionen.
IT-Administratoren behalten zu jeder Zeit die Kontrolle und die oberste Autorität. Es ist zudem möglich, eine duale/hybride Verwaltung von Teams zu integrieren, die sowohl über Azure/Microsoft Teams/Microsoft Teams Admin Center als auch über my-IAM TeamSpace geführt wird. Falls es die Unternehmens-Richtlinien vorschreiben, können gewisse Teams weiterhin von der IT direkt verwaltet werden, während die Anwender in einem engeren Rahmen selbst tätig werden dürfen. Die Flexibilität – bei gleichzeitiger hoher Sicherheit – ist mit my-IAM TeamSpace möglich, denn jedes Unternehmen ist individuell und anders.
IT-Ressourcen besser einsetzen
Anstelle die IT-Abteilung mit der Verwaltung von Teams zu überlasten, erreichen Sie durch den Einsatz von my-IAM TeamSpace eine sinnvolle Verteilung der Verwaltungsaufgaben. Durch vordefinierte, abgesteckte Rahmenbedingungen, können Mitarbeiter ihre Teams selber verwalten. Die letzte Kontrollinstanz bleibt aber immer bei der IT.
Diese wird jedoch nicht durch tägliche Anfragen rund um Teams von anderen wichtigeren Projekten und Aufgaben abgelenkt.
Es macht deshalb Sinn, sich Microsoft Teams im Vorhinein mit einem Konzept zu nähern und u.a. folgende Fragen zu beantworten:
- Wofür soll die Anwendung genutzt werden?
- Wer soll was damit machen dürfen?
- Welche Aufgaben soll die IT betreuen, welche können an die Mitarbeiter weitergegeben werden?
- Wie viele Rollen benötigen wir, um die Aufgaben zu erledigen?
- Welche Arten von Teams sollte es geben?
Je besser die Planung, desto besser die Ergebnisse und desto größer die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Gern erarbeiten wir mit Ihnen eine Konzept zur Einführung von Microsoft Teams, in welchem alle individuellen Besonderheiten berücksichtigt werden. Sollten Sie Teams schon nutzen und die Dinge in Ordnung bringen wollen, können wir Ihnen helfen, Ihr derzeitiges Chaos zu ordnen.
Mit Teams Governance Mehrwerte schaffen
Am Ende wird die tägliche Nutzung zeigen, wie erfolgreich die Anwendung wirklich ist. Nutzen die Mitarbeiter sie wie vorgesehen? Erleichtert sie die Zusammenarbeit? Findet jeder seine richtigen Kontakte und alle Informationen, die er oder sie braucht? Haben die Mitarbeiter Spaß und Freude an ihrer Arbeit mit MS Teams? Das ist das eigentliche Ziel.
Sind die Einschränkungen der Nutzung zu massiv, verlieren Anwender die Lust, mit Teams zu arbeiten. Ist alles offen und unkontrolliert, führt Teams am Ende zur Verwirrung und Verärgerung, im schlimmsten Fall zum Missbrauch oder Verlust von Daten.
Wenn alles einen sinnvollen Rahmen hat, in dem Regeln definiert, Rollen zugeteilt und Berechtigungen gut durchdacht sind, dann verstärkt Teams Governance die Sicherheit in Microsoft Teams.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Teams Governance in Ihrem Unternehmen stärken. Haben Sie anderweitige Fragen zu Microsoft Teams? Schreiben Sie uns.
