Duplizierter Ordner-Name von privaten Kanälen bei Synchronisierung in Datei-Explorer
Während der Arbeit mit Microsoft Teams fallen immer wieder unschöne Lösungen auf. So stellte ein Kollege fest, dass die Ordner-Namen von Kanälen bei der Synchronisation in den Datei-Explorer manchmal dupliziert werden. Bei näherem Betrachten trifft dies nur auf private Kanäle zu.
Datei-Explorer dupliziert Ordner-Namen des privaten Kanals
Ich habe zur Veranschaulichung ein Team „Project Team“ erstellt und einen privaten Kanal („Management“) und einen öffentlichen Kanal („Entwicklung“) hinzugefügt.
Geht man nun in Microsoft Teams auf den jeweiligen Kanal und dessen Registerkarte Dateien, lassen sich diese synchronisieren (mittels der Schaltfläche „Synchronisieren“):
Im Datei-Explorer sieht man jetzt, dass der Ordner-Name des privaten Kanals doppelt vorkommt.
Gerade bei längeren Team- und Kanal-Namen bzw. vielen Ordnern wird es schnell unübersichtlich. Bei zu langen Dateipfaden kann es sogar zu Fehlermeldungen kommen.
Lösungssuche
Recherchiert man dazu im Internet, stößt man schnell auf den Unmut vieler User, welche schon länger eine Behebung dieser Problematik fordern:
https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/39919093-private-channel-folder-name-is-duplicated-when-syn
Bisher ohne Erfolg. Leider lassen sich die Ordner-Namen vor dem Synchronisieren nicht direkt ändern. Auch das nachträgliche Ändern des Ordner-Namens ist nicht zu empfehlen, da die Synchronisation nicht bestehen bleibt.
Aber warum ist das so?
Gründe für langen Ordnernamen
Private Kanäle erhalten eigene SharePoint-Site
Beim Synchronisieren einer Bibliothek (hier der private Kanal „Management“) verwendet Microsoft den SharePoint-Site-Name, gefolgt vom Bibliotheksnamen. Bei der Erstellung eines privaten Kanals legt Microsoft eine neue SharePoint-Site mit Team-Name und Kanal-Name an. So kommt es zu folgender Generierung des Ordner-Namens:
SharePoint-Site-Name: Project Team – Management
Bibliotheksnamen: Management
Daraus entsteht dann der lange Ordnername „Project Team – Management – Management“.
Private Kanäle bekommen also ihre eigene SharePoint-Site mit dem Dokument „Management“.
Öffentliche Kanäle besitzen keine separate SharePoint-Site
Auf der anderen Seite werden öffentliche Kanäle bei der Team-SharePoint-Site unter Dokumente mit aufgeführt und besitzen keine separate SharePoint-Site.
Titel der SharePoint-Site ändern
Websitenamen umbenennen
Nun könnte man auf die Idee kommen, einfach den Titel der SharePoint-Site zu ändern:
Hierzu geht man auf die SharePoint-Site und öffnet unter den Einstellungen die Websiteinformationen.
Nun ändert man den Websitenamen auf „Project Team“:
Daten anschließend erneut synchronisieren
Synchronisiert man nun die Dateien des privaten Kanals, wird im Datei-Explorer ein neuer Ordner „Project Team – Dokumente“ mit dem Unterordner „Management“ angelegt.
Das brachte leider nicht den gewünschten Erfolg. Grund dafür ist, dass die Bibliothek schon synchronisiert wurde.
Websitenamen vor der Dateien-Synchronisation umbenennen
Will man den Titel der SharePoint-Site umbenennen und den gewünschten Erfolg erzielen, muss dies vor der Synchronisation der Dateien erfolgen.
Ich lege daher einen neuen privaten Kanal „Marketing“ an:
Auf SharePoint gehe ich zu der neuen Site „Project Team – Marketing“:
Dort ändere ich über die Websiteinformationen den Websitename zu „Project Team“.
Jetzt kann ich über Microsoft Teams die Registerkarte Dateien des privaten Kanals „Marketing“ synchronisieren.
Schaut man nun in den Datei-Explorer, sieht der Ordner wie gewünscht aus:
Dieser Lösungsansatz ist im Unternehmen mit vielen Teams und Kanälen natürlich nicht praktikabel. Zudem ist nicht sicher, ob diese Vorgehensweise durch Microsoft unterstützt wird, da die SharePoint-Sites für private Kanäle von Microsoft gesondert behandelt werden.
Zusammenfassung
Aktuell gibt es keine effiziente Lösung für das Problem des doppelten Kanal-Namens im Ordner-Namen bei der Synchronisation eines privaten Kanals. Hier gilt es nur zu hoffen, dass sich Microsoft dem Problem bald annimmt.
