Microsoft Outlook oder Teams – die Unterschiede
Mit der Einführung von Teams wird der Kommunikationsalltag verändert. Vieles, was bisher per E-Mail ablief, kann oder wird bereits in MS Teams durchgeführt. Für viele Szenarien stellt sich die Frage: Ist Microsoft Outlook oder Teams die sinnvollere Lösung?
Wir gehen dieser Frage in zwei Artikeln nach.
1. Artikel: Outlook oder Teams – die wesentlichen Unterschiede
2. Artikel: Teams und Outlook parallel – Gemeinsamkeiten und dualer Einsatz
Outlook – Klassische Kommunikation und Selbstorganisation
Klassische Bürokommunikation
Microsoft Outlook als Kommunikations-Hub für Mitarbeiter ist schnell erklärt. Externe und interne Kommunikation per E-Mail und Telefon ist der Bürostandard. Was nicht sofort mündlich geklärt werden muss, kann per Mail organisiert werden. Outlook und sein technischer Gegenpart MS Exchange bzw. Exchange Online werden auch für Gruppenpostfächer und E-Mail-Verteiler genutzt. Das ist aber nicht alles.
Selbstorganisation mit Outlook
Outlook ist auch ein Werkzeug für die Selbstorganisation. Neben dem Kalender und Adressbuch, sind Aufgaben (Fähnchen und Deadlines) ein wichtiger Bestandteil. E-Mails lassen sich in Aufgaben oder Termine umwandeln und in Unterordnern sortieren. Mit der farblichen Kategorisierungen für E-Mails und Termine kommt ein wichtiges Werkzeug der Selbstorganisation hinzu.
Möglichkeiten der Kooperation
Nicht zuletzt wird Outlook für Info- und Gemeinschaftspostfächer benutzt. Dort lassen sich auch Mails als Aufgaben darstellen und über Kategorien zuordnen. Der Kalender wird zur gemeinsamen Terminvereinbarung verwendet. Es gibt Ressourcenkalender für Räume und Beamer.
Braucht man da noch Teams?
Nun ja, zumindest hat Teams einen anderen Anwendungsfall.
Microsoft Teams – Teamarbeit und Informationsaustausch
Schauen wir uns die Kollaborationsplattform “Microsoft Teams” oder kurz “Teams” genauer an. Am Beispiel eines Anwenders soll aufgezeigt werden, welche Themen bei der Einführung aus Mitarbeitersicht bedacht werden müssen.
Bei der Einführung von Microsoft Teams stellen sich zuerst die folgenden Fragen:
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- Wofür benutze ich die neue Software?
- Welchen Mehrwert bringt sie mir?
- Wie fügt sich Teams neben Outlook in den Arbeitsalltag ein?
Anwendungsbereich von Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine Plattform, die sich auf den lockeren, informellen Gruppen- und Teamchat fokussiert. Es ermöglicht aber auch unternehmensübergreifende Projekt-Teams. Mitarbeiter organisieren sich in Arbeits-Teams oder nutzen Chat-Gruppen, um innerhalb ihres (organisatorischen) Teams Informationen auszutauschen. Über die Chatfunktion hinaus, können Besprechungen organisiert, Videokonferenzen gestartet, Bildschirme und Dateien geteilt und gleichzeitig bearbeitet werden. Microsoft Teams ist also eine Kollaborations-Plattform, die die Zusammenarbeit in und zwischen Teams erleichtern soll.
Umfassender Informationsaustausch zwischen Kollegen
Der Mehrwert ist in der Theorie sogleich erkennbar: die wichtigsten Tools zur täglichen Arbeit sind in einer Plattform gebündelt. Informationen, Dateien und Links können in Gruppen oder Teams in Echtzeit ausgetauscht werden. Das Handling erinnert eher an soziale Netzwerke wie Facebook, LinkedIn oder Messenger, wie WhatsApp. Die Nutzung von Teams ist insbesondere in Hinsicht auf die zunehmenden Remote Worker sinnvoll.
Erweiterbarkeit und Apps
Ein großer Unterschied zu Outlook ist, dass Teams erweitert und angepasst werden kann. Einem Kanal können Listen, Arbeitsdokumente und Tools wie Wikis, Notizbücher oder ganze Webseiten angehangen werden. Die Individualisierungsmöglichkeiten der Arbeitsgruppe sind hoch.
Weiterhin bietet Microsoft Teams einen App Store an, in dem komplett neue Funktionen der Zusammenarbeit ergänzt werden. Apps wie my-IAM, bringen Nutzen für Anwender und Business, durch neue Services wie TeamSpace oder PeopleConnect.
Unterschiede in der Historie
Um Outlook und Teams von ihren Anwendungsfällen zu unterscheiden, macht es auch Sinn, die Historie beider zu sehen. Outlook gibt es seit den 1990ern, Teams seit 2016. Viele Anwendungsfälle von Teams waren nie als Bestandteil von Mail-Kommunikation gedacht. Auf der anderen Seite wurde Outlook über die Jahre um neue Features erweitert. Aus diesem Grund ist es heute auch kein einfacher Mail-Client mehr.
Die Frage, ob Outlook oder Teams verwendet werden sollte, muss jede Organisation selbst beantworten. Aber der parallele Einsatz von Teams und Outlook bringt die meisten Vorteile. Zum einen sind beide über Exchange Online miteinander verbunden, zum anderen können die klaren Unterschiede genutzt werden. Microsoft selbst sieht auch ein gemischtes Nutzungskonzept vor. Dazu mehr in Artikel zwei: Teams und Outlook parallel und sinnvoll nutzen.
