Team Owner verlässt das Unternehmen: was geschieht mit dem Team?
Was geschieht, wenn der einzige Besitzer eines Teams das Unternehmen verlässt? Jedes Team in Microsoft Teams hat mindestens einen Besitzer, auch “Team Owner”. Der Team Owner ist normalerweise der Mitarbeiter, der das Team erstellt hat und verwaltet. Verlässt dieser Mitarbeiter das Unternehmen, so verlässt er auch sein Team.
Zum Thema Teams-Anlage können Sie auch unseren Beitrag „Wer sollte neue Teams anlegen (dürfen)? IT, Helpdesk, jeder?“ lesen.
Befugnisse eines Team Owners
Team Owner nehmen in Microsoft Teams eine besondere Aufgabe wahr.
Als Gründer eines Teams haben sie bestimmte Rechte, die die Verwaltung des Teams und seiner Mitglieder betreffen, zum Beispiel:
- Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern
- Hinzufügen und Entfernen von Gästen
- Team bearbeiten oder löschen
- Berechtigungen eines Teams für Kanäle, Registerkarten und Connectors festlegen
- Teambild ändern
- Verwendung von Emojis, GIFs und Memes zulassen
- Sicherheitseinstellungen (Hier finden Sie mehr zum Thema Sicherheit in Microsoft Teams)
- und mehr
Standardmäßig wird einem Benutzer, der ein neues Team erstellt, der Status „Besitzer“ zugewiesen. Dabei ist es nicht unüblich, dass ein Team Owner mit der Zeit einige Kollegen höherstuft und ebenfalls zu Besitzern macht, um ihnen einen größeren Handlungsspielraum zu ermöglichen.
Gut zu wissen: Ein Team kann bis zu 100 Besitzer haben.
In der Praxis wird empfohlen, mindestens zwei Besitzer festzulegen, die beim Verwalten des Teams mitwirken. Dies verhindert verwaiste Gruppen, wenn der einzige Besitzer das Unternehmen verlässt.
Rollen und Berechtigungen
In Microsoft Teams gibt es lediglich zwei Benutzerrollen:
- Besitzer und
- Mitglied.
Als dritte Option gibt es noch eine Moderator-Funktion. Diese kann vom Teambesitzer für ausgewählte Kanäle und Mitglieder eingestellt werden.
Berechtigungsmanagement bei der Team-Anlage in Microsoft Teams
Wenn ein Team aus einer bestehenden Microsoft 365-Gruppe erstellt wird, werden die entsprechenden Berechtigungen vererbt. Ansonsten spiegeln beispielsweise die Dateiberechtigungen für Mitglieder und Gäste die SharePoint-Einstellungen der IT-Administration wider. Diese können nur von einem IT-Administrator geändert werden.
Ein Team Owner hat demnach direkte Befugnisse auf die Zugriffsrechte in Microsoft Teams, jedoch keinen Einfluss darauf, welche Berechtigungen mit den Rollen verbunden sind.
Die Rollen „Besitzer“ und „Mitglied“ sind von Microsoft standardmäßig definiert und können von einem normalen Team Owner nicht angepasst werden.
Berechtigungsmanagement mit my-IAM
In der Praxis möchten Unternehmen oft aus Sicherheitsgründen nicht, dass jeder Team Owner den Namen eines Teams umbenennen oder den Gastzugriff ändern darf. Daher wird die gesamte Verwaltung von Teams der IT-Abteilung übertragen. Dies bedeutet einen wesentlichen Mehraufwand für die IT-Abteilung und langsame Prozesse für die Anwender.
Mit my-IAM TeamSpace können Mitarbeiter neue Teams mit passenden Richtlinien erstellen. Die IT-Abteilung erstellt Team-Vorlagen und definiert dabei die Sicherheitseinstellungen, Namensrichtlinien, Mindestanzahl der Besitzer und mehr.
Mitarbeiter, die eine Rolle mit Berechtigung zur Team-Anlage haben, können Teams selber anlegen und nur bestimmte Einstellungen anpassen. So bleibt Microsoft Teams in den Händen der Anwender und wird strukturiert und kontrolliert eingesetzt.
Team Owner verlässt Unternehmen
Wenn ein Team Owner ein Unternehmen verlässt, hinterlässt er gegebenenfalls mehrere Teams, ohne einen neuen Besitzer zu bestimmen. Erfreulicherweise sind die Inhalte der Gruppe beim Weggang des Besitzers nicht in Gefahr. Die Inhalte gehören dem Team und sind nicht an das Konto des Besitzers gebunden.
Die Teams existieren also weiter. Allerdings haben die Mitglieder keine Möglichkeit, neue Kollegen aufzunehmen oder die Teameinstellungen zu verändern.
Zwei Optionen sind denkbar:
- das Team wird inaktiv und verwaist
- das Team bleibt aktiv und muss einen neuen Owner finden
Im letzteren Falle hilft nur der Anruf in der IT-Abteilung. Für IT-Administratoren gibt es mehrere Wege, einen neuen Besitzer einzustellen:
- im M365 Admin Center, im Bereich der Gruppenverwaltung
- mithilfe von PowerShell (nützlich, wenn der Team Owner mehrere Gruppen besaß)
Eine Schritt für Schritt Anweisung zur Zuweisung eines neuen Besitzers gibt es im Microsoft Support Center.
Zusammenfassung
Verlässt ein Team Owner das Unternehmen, muss ein neuer Besitzer bestimmt werden. Im besten Fall macht dies der Team Owner selbst, bevor er das Team verlässt. Wenn nicht, besteht die Gefahr verwaister Gruppen in Microsoft Teams. Soll das Team weiter bestehen, hängt es von den Mitgliedern ab, aktiv zu werden und die IT-Abteilung um Hilfe zu bitten.
Um solche Szenarien generell zu umgehen, ist es empfehlenswert, immer mindestens zwei Besitzer eines Teams anzulegen.
Der IT-Admin behält aber letztlich die Kontrolle in der Hand und kann im Falle eines Weggangs eines Team Owners eingreifen und neue Besitzer ernennen.
