Wer sollte neue Teams anlegen (dürfen)? IT, Helpdesk, jeder?
Microsoft Teams ist eine Plattform für Chat, Video und Apps, vor allem aber ein Kollaborationswerkzeug für organisatorische Teams. Nun gibt es eine Herausforderung, auf die Unternehmen und Organisationen früher oder später stoßen: Wer darf eigentlich neue Teams anlegen?
Es kommen mehrere IT oder Benutzergruppen in Betracht. Welche Gruppe eignet sich am besten? Dieser Frage wollen wir in diesem Artikel auf den Grund gehen, sowie Best-Practice-Vorgehen und vollständige Lösungen vorstellen.
Best Practice: Neue Teams anlegen – wie und wer?
Wir schauen uns an, welche praktischen Erkenntnisse es gibt und wer ein neues Team anlegen sollte. Zuvor jedoch ein Blick in die perfekte Welt der Theorie – wie man es tun sollte.
Die Theorie von Microsoft
Bevor das Team angelegt wird, sollte geklärt sein, ob das Team überhaupt gebraucht wird. Microsoft formuliert Best Practices im Artikel “Bewährte Methoden” so: “Vor der Gründung eines Teams sollten Sie das Ziel, Projekt oder Arbeitselement sowie die Personen in der Organisation, die all dies gemeinsam umsetzen können, ins Auge fassen.” (Stand 27.11.20)
Nur wenn im Organisatorischen abgesprochen und für sinnvoll erachtet, wird ein neues Team mit Zweck und Personenkreis angelegt.
Zusammengefasst wird folgende Vorgehensweise zur Neuanlage von Teams empfohlen:
- Prüfung, ob ein Team notwendig und sinnvoll ist
- Festlegen mehrerer Besitzer, damit es bei Mitarbeiterwechsel nicht verwaist
- am besten ein 21-minütiges Video vorher anschauen, in dem alles erklärt wird
Microsoft beschreibt weitere Szenarien für spezielle Teams und empfiehlt zudem, sich im Vorfeld mit den Elementen Kanäle, Teams, Chat und deren Unterscheidung vertraut zu machen.
Die Praxis der Teams-Anlage im Unternehmen
Wenn Microsoft Teams im Unternehmen eingeführt wird, trifft man häufig zwei Vorgehen an:
- Das “Wir wollen die Chance nutzen”-Vorgehen
- Das “Risiken vermeiden, Kontrolle behalten”-Vorgehen
“Wir wollen die Chance von Microsoft Teams nutzen”-Strategie
Im ersten Fall wollen IT und Geschäftsleitung schnell die Potenziale von Microsoft Teams nutzen. Das hat meistens rationale Gründe, wie z.B. Homeoffice in der Corona-Zeit, und es gibt noch keine alternative Technologie. Diese Vorgehensweise findet man häufiger in pragmatisch geführten Unternehmen, die schnell vorankommen wollen.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Alle können sofort loslegen.
Die Nachteile offenbaren sich erst im Laufe der Zeit: Wenn jeder ein Team anlegen kann, wird er es auch tun. Zumindest, um es einmal ausprobiert zu haben, denn die Anwendung ist neu für die Organisation, die Abteilungen und jeden einzelnen Anwender. Dies wieder einzufangen wird umso schwieriger, je größer und aktiver die Organisation ist. Werden Dateien frei geteilt, kann sich die Lage zu einem Sicherheitsproblem entwickeln.
“Wir wollen Risiken vermeiden und Teams kontrolliert einführen”-Strategie
Im zweiten Fall sind Security und IT Governance oft starke Player. Besonders Unternehmen mit schützenswerten Daten oder schlechter Erfahrung mit Spontaneinführungen tendieren zu diesem Weg. Eine Einführung wird verzögert, um keine Sicherheitsprobleme zu bekommen.
Der Vorteil: Das Unternehmen hat die Kontrolle und eine stabile und sortierte Nutzung.
Die Nachteile: MS Teams wurde für Anwender gemacht. Wenn diese nur beschränkte Funktionalität erhalten, müssen alle anderen Aufgaben durch Experten durchgeführt werden. Das bedeutet, dass “einfach Teams anlegen” bereits ein Fall für den IT-Admin oder Helpdesk wird. Zugleich fallen mehrere Aufgaben an: Support-Ticket oder Anruf, Warten, Bearbeiten durch eine weitere Person, Ticket schließen etc.
Wer legt Teams in Microsoft Teams an bzw. sollte es tun?
Ausgehend von den Betrachtungen, sollte noch ergänzt werden, was technisch möglich ist.
Es gibt die Berechtigung:
- darf neue Teams anlegen
- darf nicht neue Teams anlegen
Mit Microsoft Bordmitteln ist an dieser Stelle Schluss. Was aber durchaus möglich ist, ist bestimmte Anwendergruppen (z.B. Helpdesk oder Power User) die Anlage zu erlauben.
Es folgen drei Beispiele mit Vor- und Nachteilen für die Teams-Anlage.
Der Anwender darf neue Teams anlegen
Aus unserer Sicht sind die Benutzer die richtige Zielgruppe, auch für die Anlage von Teams. Microsoft selbst schreibt: “Wir schlagen vor, Sie beginnen mit einem Team „Teams kennenlernen“, in dem Ihre aufgeschlossenen Benutzer herumspielen, Fragen stellen und die Funktionen von Teams entdecken können.” (Stand 27.11.20)
Die Vorteile im Überblick:
- IT-Personal wird nicht benötigt
- Anwender sind selbstbestimmt
- Vorgehen passt zur Teams-Philosophie von Microsoft
- es entstehen keine Aufwände und Kosten bei anderen
- keine Wartezeiten auf “Teams-Admins”
Was spricht dagegen?
- unkontrollierte Anlage von Teams
- keine einheitliche Benennung
- keine unterschiedlichen Teams-Arten möglich (z.B. Berechtigungen für Externe)
Wir haben uns gefragt, ob sich die Nachteile kompensieren lassen, damit Ihre Anwender kontrolliert Teams anlegen. Sie können mit my-IAM TeamSpace Sicherheits-Features konfigurieren oder nur bestimmten Anwenderkreisen die Möglichkeit entziehen, “offene” Teams anzulegen. Bei der Teams-Anlage wird definiert, welcher User-Typ Mitglied werden darf.
IT-Admins oder Helpdesk für die Teams-Anlage
Eine zweite Option wäre, die Anlage der Teams an die IT-Administration oder den Helpdesk zu delegieren. Zweifelsfrei wird dadurch ein hohes Grad an Sicherheit und Kontrolle erreicht und die IT behält weitestgehend den Überblick. Jedoch birgt diese Vorgehensweise Risiken und nimmt Chancen, was nicht zu unterschätzen ist. So lebt und wächst Microsoft Teams doch von der Partizipation und Interaktion der Mitarbeiter. Schiebt man dieser Bewegung einen Riegel vor, so wird auch die Nutzung der Anwendung darunter leiden.
Die Vorteile im Überblick:
- bessere Kontrolle über Anzahl der Teams
- Sicherheit, da Daten nicht einfach mit jedem geteilt werden können
- IT kann Namenskonventionen besser durchsetzen
Was spricht dagegen?
- zusätzlicher Arbeitsaufwand für die IT
- Kosten steigen, da mehrere Personen involviert sind
- Anwender bleiben abhängig von der IT
- Motivation sinkt, Teams zu nutzen, wenn Wartezeiten entstehen
- Teams werden nicht genutzt, wie vorgesehen
Nachteile können schlecht reduziert werden, da die einfachen Bordmittel der Teams-Administration eingeschränkt sind. Die granulare Verwaltung der Teams ist zeitaufwändig und die Delegation kaum möglich.
Die my-IAM Platform bietet mit TeamSpace eine anwender- und unternehmensfreundliche Lösung, ohne den Mitarbeiter in seinem Arbeitsfluss zu hindern. Die IT wird nicht zusätzlich belastet. Mitarbeiter können mit Security- und Compliance-fähigen Vorlagen selbst neue Teams erstellen. Durch die einheitliche Konfiguration über TeamSpace werden neue Teams gemäß den Unternehmensstandards angelegt. Zudem wird ein rasantes Anwachsen an neuen Teams vermieden.
Power User für die Teams-Erstellung
Denkbar wäre auch ein dritter Weg, der eine Gruppe von Power Usern einbezieht. Diese Anwender sind berechtigt, die Anlage der Teams durchzuführen. Sie besitzen in der Regel ein weitreichendes IT-Verständnis, sind allerdings außerhalb der IT-Abteilung tätig.
Die Vorteile im Überblick:
- gewisse Unabhängigkeit von der IT
- schnelleres Anlegen neuer Teams
Was spricht dagegen?
- Abhängigkeit der Anwender von wenigen Power Usern
- Anlage-Berechtigungen für alle Power User und Teams-Arten gleich
- Verlässlichkeit der Power User personenabhängig
- bei Abwesenheit bleiben die Teams-Anlagen liegen
Diese Möglichkeit ist ein Hybrid aus Admins und Anwendern. So gestaltet es sich auch mit den Vor- und Nachteilen. Es gibt nun mehr Ansprechpartner, die Teams anlegen können. Es kann aber nicht unterschieden werden, ob das Team geschützte Daten enthält oder nicht. Namenskonventionen gelten global für alle Teams. Eine anwendungsspezifische Teams-Anlage können Power User genauso wenig durchführen, wie normale Mitarbeiter. Eine Alternative bietet hier my-IAM TeamSpace. Alle Mitarbeiter können Teams so nutzen, dass es einen Mehrwert im Alltag schafft – Projekt-, Abteilungs- oder Security-Teams funktionieren unterschiedlich.
Zusammenfassung
Microsoft bringt es auf den Punkt: das Wichtigste bei der Teams-Anlage ist es, die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit eines Teams zu prüfen, sonst wird es chaotisch.
Wer soll es nun tun? Unternehmen haben mit Microsoft Teams zwei Wege zur Auswahl: (1) die Anlage neuer Teams an alle Mitarbeiter freizugeben oder (2) nur durch eine Kontrollinstanz, wie die IT-Abteilung, Teams erstellen zu lassen. Microsoft tendiert zu den Anwendern.
Beide Wege bringen Vorteile und Nachteile. Im ersten Fall kann ein exponentielles Wachstum der Teams zum Chaos führen, im zweiten Fall eine starke Einschränkung die Nutzung der Anwendung beeinträchtigen.
Unsere Antwort: Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, neue Teams anzulegen. Aber in einem vorgegebenen Rahmen an Compliance und Security.
my-IAM Teamspace erweitert die von Microsoft gegebenen technischen Bordmittel mit anwenderfreundlichen Sicherheitsvorlagen für die Teams-Anlage. Diese ermöglichen jedem Mitarbeiter in einem abgesteckten Rahmen die Anlage neuer Teams. Somit bleiben Mitarbeiter motiviert, mit Teams zu arbeiten. Versteckte Kontrollmechanismen sorgen dafür, dass die Teams-Anlagen Sinn ergeben und die Zusammenarbeit verbessern.
