Wie kann ich meine Kontakte in Microsoft Teams finden?
Ständig müssen wir Kollegen aus den verschiedenen Abteilungen, Standorten oder jemanden aus einem Team kontaktieren. Wenn wir nicht wissen, wo wir suchen müssen, wird die Suche selbst schnell zeitaufwendig. Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Kontakte schnell in Microsoft Teams finden können.
Mit unserem Service my-IAM PeopleConnect erhalten Sie eine Enterprise-Lösung zum schnellen Finden und Verbinden in Teams. Ihre Mitarbeiter brauchen nur noch ein Tool, um die richtigen internen und externen Ansprechpartner zu finden und sich schnell zu verbinden.
Kontakte in Microsoft Teams suchen
Microsoft Teams bietet Ihnen verschiedene Optionen an, um schnell wichtige Kontakte finden zu können.
Kontakte mit der Teams-Suche finden
Die erste Option, um Kontakte zu finden, ist das Suchfeld. Ganz oben in der Microsoft Teams App ist die Suche immer sichtbar und daher schnell zugreifbar.
Hier können Sie allerdings nur nach Vornamen oder Nachnamen suchen. Durch die Eingabe einer Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Position, können Sie leider nicht die passende Person finden.
Kurzwahl und andere Gruppen für schnelle Kontaktaufnahme nutzen
Als zweite Option gibt es im Microsoft Teams Menü den Bereich Anrufe.
Beim Anklicken dieses Menüpunktes finden Sie eine Einteilung in zwei Kategorien, „Telefon“ und „Kontakte“.
Unter Anrufe > Telefon finden Sie auf der linken Seite eine Übersicht Ihrer häufigsten Kontakte. Diese können Sie sofort per Video oder Telefon anrufen. Möchten Sie einen anderen Kollegen sprechen, so geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens in das Suchfeld ein und der Kollege wird angezeigt. Microsoft Teams bietet die Möglichkeit an, sofort einen Anruf zu starten.
Weiterhin haben Sie, neben einer Anrufliste, automatisch die Gruppen “Kurzwahl“ und „Andere Kontakte“ auf der rechten Seite zur Auswahl. Mit Hilfe dieser Gruppen können Sie Kontakte einordnen und schnell wiederfinden.
Diese Gruppen können Sie nicht löschen, sie sind automatisch da. Unter „Kurzwahl“ fügt Microsoft Teams die meistkontaktierten Kollegen automatisch hinzu. Zugleich können Sie selbst Kontakte hinzufügen und die Gruppen für sich einrichten.
Sollten Sie viele Kontakte haben, so ist es auch möglich, weitere Gruppen anzulegen. Dafür klicken Sie auf den Menüpunkt „Chat“ und wählen die Option „Kontakte“ aus. Im unteren Bereich der Ansicht finden Sie die Möglichkeit, neue Kontaktgruppen zu erstellen. Diese Gruppen werden sofort unter „Anrufe“ angezeigt. 
Tipp: Jeder hinzugefügte Kontakt in der Kurzwahl wird auch automatisch in Ihre Kontaktliste eingetragen (siehe nächster Punkt).
Und wie funktioniert es unterwegs? Diese Gruppen sind auch in der mobilen App verfügbar.
Neue Kontakte hinzufügen
Eine weitere Option, Ihren Ansprechpartner zu finden, ist die Kontaktliste – eine Art persönliches Telefonbuch. Es befindet sich in Microsoft Teams unter Anrufe > Kontakte.
Diese Liste ist ursprünglich leer. Alle Kontakte, die Sie in Ihre Gruppen (Kurzwahl, Meine Gruppe, etc.) einfügen, tauchen automatisch in dieser Liste auf. Natürlich können Sie manuell auch weitere Kontakte hinzufügen. Diese tauchen allerdings nicht automatisch in den obigen Gruppen auf.
Das Hinzufügen geht schnell. Klicken Sie dafür auf „Kontakt hinzufügen“. Wenn Sie die ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Vornamens in die Suche eingeben, werden Ihnen von Microsoft Teams alle Azure AD Kontakte (inklusive bestehender Gäste) vorgeschlagen. Ein Klick auf den richtigen Kontakt fügt ihn sofort in die Liste ein. Für externe Kontakte müssen Sie die vollständige E-Mail-Adresse eintragen.
Kollegen in der Kontaktliste finden
Alle Kontakte sind alphabetisch sortiert und mit wenigen Klicks erreichbar. Hilfreich ist, dass Sie Ihre bestehende Kontaktliste nicht nur nach Namen, sondern auch nach einer Position oder einer Telefonnummer durchsuchen können. Die ersten Buchstaben einer Position oder die erste Zahl einer Telefonnummer reichen, um ein Ergebnis zu erhalten. Allerdings umfasst die Suche nur die Kontakte in Ihrer Liste und setzt gepflegte Daten voraus. Zudem ist diese Kontaktliste Ihre persönliche Zusammenstellung und ist in diesem Sinne kein unternehmensweit suchbares Telefonbuch.
Die Kollegen erreichen Sie dann schnell mit einem Klick auf das Chat-, Mail-, Videoanruf- oder Anruf-Icon:
Die Kontaktliste bleibt allerdings sehr einfach. Es ist nicht möglich, zu filtern oder weitere Spalten mit anderen Attributen hinzuzufügen.
Ein weiterer Nachteil der Kontaktliste: Die Liste ist statisch und aktualisiert sich nicht automatisch. Beispielsweise werden neue Kontakte, die sich durch Chats ergeben, in dieser Liste nicht automatisch hinzugefügt.
Und wie sieht es unterwegs aus? Diese Kontaktliste ist für mobile Geräte, wie Smartphones, noch nicht verfügbar. Nur die Gruppenansicht ist auf mobilen Geräten verfügbar.
Für ein verbessertes Telefonbucherlebnis gibt es das Microsoft 365 Telefonbuch von my-IAM. Mit diesem personalisierten und in Microsoft Teams integrierten Telefonbuch haben Sie stets aktuelle Kontaktdaten all Ihrer Kollegen auf Abruf zur Verfügung, und dies unternehmensweit. Das M365 Telefonbuch ist ein Service von my-IAM PeopleConnect.
Alle Kontakte mit my-IAM PeopleConnect finden
my-IAM PeopleConnect hat primär einen Mitarbeiter-orientierten Ansatz. Ziel ist es, eine möglichst schnelle und einfache Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kollegen zu erreichen. Als zentrales Adressbuch in Teams kombiniert es die Kontakte aus verschiedenen Datenquellen, auch außerhalb der M365 Welt. Passend zur Microsoft Teams App, ist my-IAM ein Service aus der Cloud und nahtlos in Teams integriert (als Teams App herunterladbar).
Wichtige Services, die in PeopleConnect integriert sind:
- GetConnected – Schnell verbinden über ein Kontakte-Dashboard
- Who is who? – Smartes Telefonbuch mit erweiterter Suche
- MyProfile – Self Service für das eigene Profil
GetConnected – Ansprechpartner in zwei Klicks erreichen
Mit my-IAM PeopleConnect suchen Sie Kollegen nicht mehr, Sie finden sie einfach in zwei Klicks. Mit einem ersten Klick auf my-IAM erhalten Sie die GetConnected-Übersicht mit:
- Ihren Lieblingskontakten
- Personen aus Ihren nächsten Terminen
- den Kollegen Ihrer Abteilung
Die Ansicht wird automatisch generiert und aktualisiert sich selbst. Mitarbeiter können zudem selbst entscheiden, ob sie eine Kachel-Ansicht oder ihre Kontakte in einer Liste bevorzugen. Mit einem zweiten Klick erreichen Sie schon Ihren Kontakt via Telefon, Mail, Videoanruf und Chat. Sie können auch sofort ein Meeting buchen, in dem Sie auf das Kalender-Icon klicken.
Die Anzeige der Kontakte ist individuell konfigurierbar. Alle Angaben zu Namen, Jobtitel, Abteilung, Geschäftsbereich, Firma und vieles mehr werden via PeopleConnect kundenspezifisch angelegt.
Who is who? – Schneller und smarter Finden
Wenn jemand in Ihrer Kontaktliste fehlt, nutzen Sie Who is who? von PeopleConnect. Mit der Who is who?-Funktion erhält Ihre Personensuche einen Turbo-Boost. Sie finden schon mit ein paar Buchstaben der Abteilung oder einigen Zahlen einer Telefonnummer den richtigen Kontakt. Anders als mit den Teams-Bordmitteln können Sie auch nach einer Position, Rolle oder Kompetenz suchen und nutzen so ein smartes M365 Adressbuch.
Wer kann mir mit Photoshop helfen? Wer kann mir mit Outlook helfen? Selbst für spezielle Anfragen finden Sie mit dem Who is who?-Service von my-IAM PeopleConnect die richtige Person.
MyProfile – Hinzufügen nützlicher Informationen
Der dritte integrierte Dienst in PeopleConnect bietet Ihren Mitarbeitern einen großen Mehrwert. Durch die Möglichkeit, die Benutzerprofile selbst zu aktualisieren, können nützliche Informationen über
- Fähigkeiten,
- Projekterfahrung oder
- technisches Know-how
hinzugefügt werden. Die Anwendung kann dadurch nach konkreten Details suchen. So erleichtert PeopleConnect es den Mitarbeiter, den richtigen Ansprechpartner für eine bestimmte Frage oder ein Problem zu finden.
Zusammenfassung
Mit Microsoft Teams kann jeder Mitarbeiter eine eigene einfache Kontaktliste aufbauen und schneller Kontakte finden dank Kontaktgruppen.
Allerdings verursachen die statischen Listen einen erhöhten Aufwand der Datenpflege und sind nur eingeschränkt suchbar.
my-IAM PeopleConnect bietet eine automatisch generierte Ansicht der Kontakte, die Sie am häufigsten brauchen. Suchen und Verwalten von Kontakten ist damit nicht mehr notwendig, alles erfolgt automatisch. Mit Who is who? steht zudem ein permanent aktualisiertes Telefonbuch zur Verfügung, welches auch nach Kompetenzen (Skills) und Rollen suchen lässt.
Die my-IAM Platform bietet Ihren Anwendern ein leistungsstarkes Microsoft Teams-Erlebnis. Wir sind Experten für Microsoft Teams und kennen die vielen Vorteile, aber auch die Grenzen der Anwendung. Für uns steht die Sicherheit sowie der Service für Ihre Mitarbeiter im Mittelpunkt.
Was sollte in Teams noch schneller gehen? Wir haben innovative Lösungen für Sie und Ihre Kollegen entwickelt.
